Informe Mensual de las Actividades realizadas en la Unidad Médica (SIS-SS-CE-H)

1.1. Información General

· Todos los prestadores de servicio en unidades de consulta externa, ya sea médico, odontólogo, enfermera, promotor de salud, técnico en atención primaria a la salud (TAPS) u otro, utilizarán el formato SIS-SS-CE-H para llevar a cabo el registro de aquéllas variables que por interés de los Programas Prioritarios se han incluido dentro de las necesidades de información. Es importante destacar que el formato SIS-SS-CE-H se debe utilizar a diario durante la prestación del servicio, en esta herramienta, se llevarán a cabo todas las actividades de registro e integración del informe mensual.

· Este mecanismo fue diseñado pensando en los miles de médicos que prestan servicios en las unidades de la Secretaría de Salud, también en el personal que está a cargo de la labor de estadística dentro y fuera de las unidades. Se procuró hacer sencillo el proceso de integración e información en unidades en las que aún no opera un sistema basado en Expediente Clínico Electrónico.

· La adecuada gerencia de los servicios y programas nacionales dependerá de gran medida de cuan precisa sea la información, ello influirá directa y positivamente en el estado de salud de la población.

· El llenado de los formatos e informes se hará de manera individual, por parte de quien otorga la consulta o servicio en la unidad. El responsable de la unidad deberá reunir, concentrar, recopilar y entregar un Informe Mensual de la Unidad Médica o establecimiento de apoyo al nivel inmediato superior. En caso de que las unidades cuenten con personal de estadística éstos serán los encargados de realizar esta actividad.

· El proceso de registro de actividades del Informe Mensual NO difiere entre las unidades, opera de igual manera en unidades rurales, con o sin estadístico, así como en unidades de consulta externa y unidades hospitalarias, y en forma similar en los establecimientos de apoyo.

· El Informe mensual consta de un total de 23 hojas, divididas en tres secciones. En la primera se reportan las actividades que requieren de registro diario, en la segunda las actividades correspondientes a conceptos obtenidos de las tarjetas de control, y en la tercera, información obtenida de diversos formatos primarios cuya periodicidad de integración se realiza mensualmente.

· En las tres secciones del informe la parte izquierda de la hoja presenta en letras destacadas un desglose que facilita ubicar el renglón donde usted hará el registro.

· Al finalizar el mes estadístico el responsable de la unidad deberá presentar el informe ante las autoridades jurisdiccionales o bien, según sea el caso, ante las autoridades estatales. En ambas situaciones los responsables de la recepción (de programa y estadística) deberán firmar el documento en la parte superior de la primera hoja y colocar un sello con la fecha de recepción del mismo. Esto con el objetivo de formalizar un mecanismo de control efectivo que además minimice el exceso de papel utilizado para este fin. Paralelamente usted deberá firmar una hoja de control en la oficina donde quede asentado como mínimo nombre de quien realiza la entrega, fecha y hora de entrega del informe, así como, el tipo de entrega que llevó a cabo. Especifique en dicho rubro si la entrega fue electrónica o impresa. Asegure, en caso de que la entrega sea en formato impreso, que este informe retorne a la unidad después de su captura.

· El llenado de los formatos e informes se hará de manera individual, por parte de quien otorga la consulta o servicio en la unidad. El responsable de la unidad deberá reunir, concentrar, recopilar y entregar un Informe Mensual de la Unidad Médica o establecimiento de apoyo al nivel inmediato superior. En caso de que las unidades cuenten con personal de estadística éstos serán los encargados de realizar esta actividad.

· Como se había mencionado con anterioridad el informe está dividido en tres secciones, en la Tabla 1 encontrará la extensión de las mismas, medida a partir del número de hojas y la fuente de información a partir de la cual deberá llenar los diferentes componentes de información.

1.2. Elaboración del SIS

· Indicaciones generales para la operación

 Anote el nombre de la unidad médica, la Clave Única de Establecimientos de Salud (CLUES), el servicio que presta, el nombre de la persona que está otorgando los servicios y/o responsable de la información, el mes estadístico que esté reportando, los meses calendario incluidos en el periodo reportado y el año calendario en curso.

· Primera sección

 Durante la consulta, la persona encargada de prestar el servicio trabajará con la primera sección de este informe (Hojas 1-13). En dicha sección y dependiendo del servicio otorgado, así como de las características del paciente deberá registrar todas las variables que resumen la prestación. Es imprescindible que el registro sea completo y correcto. 

El registro se llevará a cabo en el espacio en blanco que aparece a la derecha de la identificación del dato. Por cuestión de uniformidad y facilidad para la integración final del informe, sugerimos se efectúe el registro de la siguiente manera: marque con “I” cada ocurrencia o evento, forme grupos de hasta 4 marcas "IIII”. En la quinta ocurrencia cruce con una diagonal las 4 marcas anteriores. Ejemplo: IIII. De esta forma cada grupo representa 5 ocurrencias de la variable. Al momento del siguiente registro inicie un nuevo grupo. 

 Si la información solicitada, correspondiente a la variable admite valores mayores que uno, debe anotar el número arábigo en el renglón correspondiente. Utilice comas u otro separador entre cada registro.

 En caso de que las necesidades locales de información definan reportes con frecuencia diferente a la mensual, separe el ejercicio de registro con llaves { }.

 Al finalizar el mes estadístico se contabilizan los grupos y se multiplica por cinco, seguidamente sume, según sea el caso, el número de marcas que no llegaron a formar un grupo de cinco (debe ser menor o igual que cuatro). Registre el resultado en la columna “Total” del renglón correspondiente. 

 Si el registro se llevó a cabo con números arábigos, súmelos y anote el resultado en la columna “Total” del renglón correspondiente. 

 Cuando el espacio asignado al registro de la información durante el periodo estadístico que se reporta no sea suficiente, puede utilizar otra hoja y continuar el registro en ella. Si esto llegara a ocurrir continúe registrando la información de todas las variables de esa hoja en la nueva. Al finalizar el mes estadístico tenga en cuenta todas las hojas utilizadas durante el registro, sume cada uno de los renglones y ubique el resultado en la columna “Total” de la última hoja utilizada.

 El control interno de las unidades médicas donde hay estadístico deberá considerar los siguientes aspectos:

 Cada prestador de servicios como es el médico, odontólogo, enfermera, etc., deberá llenar un Informe Mensual de Actividades.

 Posteriormente el estadístico deberá elaborar un informe para cada servicio de la unidad siguiendo un proceso similar.

 El proceso culmina con la integración del Informe Mensual de la unidad donde se reflejarán todas las actividades registradas en los diferentes servicios. Esta tarea también la llevará a cabo el estadístico.

 La dinámica u organización de las tareas de integración parcial de los informes por servicios y la integración de un informe de la unidad dependerá de la estructura interna y el proceso que más se adecue a las necesidades propias de la unidad médica. El área de estadística definirá cómo se organizará dicho proceso.

 Al finalizar el mes estadístico el informe por servicio deberá reflejar y corresponder con la suma de todas las actividades registradas por el personal que labora para dicho servicio. Por su parte, el informe mensual de la unidad médica deberá corresponder con la suma de todas las actividades registradas por los diferentes servicios en la unidad. En caso de auditoría por parte de la Jurisdicción Sanitaria o los Servicios Estatales este será el mecanismo a poner en práctica para verificar la consistencia interna del trabajo de integración de información de la unidad.

· Salud Mental Hojas 1, 2, 3

 La fuente de llenado es el formato SIS-SS-03-P Hoja diaria de salud mental. Junte todas las hojas en las que se registraron las actividades durante el periodo que se reporta. 

 Hoja 1

 Consulta: Mujeres, Hombres; Primera vez y Subsecuente. Cuente los renglones que tengan información, clasifique de acuerdo a lo solicitado por grupos de edad y anote en la fila del total según corresponda.

 Hoja 2

 Consulta por Programa: Primera vez y Subsecuente. Cuente por separado las “X” de las Columnas solicitadas y anote en la fila “Salud Mental” si la consulta la otorgó el Psicólogo, si fue otorgada por el Psiquiatra registre las consultas en “Otras enfermedades”.

 Pacientes referidos y contrarreferidos. Cuente por separado las “X” de las Columnas solicitadas y anote en el total de la fila correspondiente.

 Consulta a beneficiarios del Seguro Popular: Mujeres, Hombres, Tipo de consulta y Programa. Cuente las “X” y registre a los pacientes que se identifiquen como beneficiarios del Seguro Popular, de acuerdo a lo solicitado y en Programa anote “Salud Mental” si la consulta la otorgó el Psicólogo, si fue otorgada por el Psiquiatra registre las consultas en “Otras enfermedades”.

 Hoja 3

 Consulta según Derechohabiencia. Cuente las “X” de cada uno de ellos y anote el total de acuerdo a lo solicitado. 

 Cobertura, Primera vez en el año: Mujeres, Hombres. Cuente de la columna “Número de asistencias en el año” los renglones que tengan el número “1”, clasifique de acuerdo a lo solicitado por grupos de edad y anote en la fila del total según corresponda.

 Consulta por Especialidad: Primera vez y Subsecuente. Cuente por separado las “X” de las Columnas solicitadas y anote en la fila “Psiquiatría” si la consulta fue otorgada por el Psiquiatra.

 Nota: No olvide registrar además las actividades solicitadas en el Apartado Salud Mental en la Hoja 19.

· Odontólogo Hojas 12 y 13

 Recuerde que todos los prestadores de servicio odontológico también utilizarán el formato para el Registro Diario de Pacientes, SIS-SS-01P-Bis.

 Además es obligatorio el llenado de las Hojas 1, 2, 3 de la información solicitada, así como el apartado de Promoción de la Hoja 9 y las Hojas 12 y 13. El odontólogo registrará en estas 6 hojas las actividades realizadas durante la consulta.

 En las indicaciones específicas usted podrá encontrar las instrucciones para llevar a cabo el registro de los rubros de información solicitados.

· Segunda sección

 Para el llenado de la segunda sección del Informe Mensual (Hojas 14 a 18), La información se obtiene de los tarjeteros correspondientes a cada Programa de Salud, mediante el conteo de las tarjetas y datos solicitados. Sólo se llevará a cabo al término del mes estadístico. Hemos reservado un área en blanco para aquellos casos en donde usted requiera llevar a cabo registros parciales y el registro de los totales mensuales.

· Tercera sección

 La información se obtiene de los formatos primarios o registros propios y sólo se reportan los totales de los mismos al finalizar el mes estadístico.

 El responsable de concentrar la información contará los totales de los conceptos solicitados mismos que ubicará en los formatos primarios o registros de control interno de las unidades.

 Al finalizar el mes estadístico engrape el total de hojas del informe que lo integran y entréguelo a la Jurisdicción Sanitaria de adscripción o a los Servicios Estatales de Salud, según corresponda.